WILDLANDS Adventure Zoo Emmen over systeemintegratie

Een organisatie als WILDLANDS Adventure Zoo Emmen draait op beleving. Voor bezoekers moet alles kloppen: van entree tot evenement, van horeca tot hospitality. Achter de schermen vraagt dat om een minstens zo gestroomlijnde organisatie. Zeker wanneer meerdere systemen met elkaar moeten samenwerken.

Toen WILDLANDS overstapte van Exact Online naar AFAS en tegelijkertijd werkte met Smart Event Manager (SEM) voor reserveringen en evenementen, werd één ding duidelijk: een betrouwbare integratie tussen systemen is geen luxe, maar noodzaak. Wat volgde was geen standaard implementatietraject, maar een samenwerking waarin vertrouwen, korte lijnen en inhoudelijke sparring centraal stonden.

Integratie in een periode van verandering

Jenne Zijlstra
Functioneel Applicatiebeheerder
WILDLANDS Adventure Zoo Emmen

Martin Menninga
Coördinator Finance
WILDLANDS Adventure Zoo Emmen

 De financiële administratie maakte de overstap naar AFAS, terwijl er tegelijkertijd werd gewerkt met Smart Event Manager. In de timing zat een extra uitdaging: er vond een overgang plaats naar de online versie van SEM. Dat betekende: nieuwe processen, nieuwe nummeringen, nieuwe werkwijzen.

“Wij zaten midden in de overgang naar AFAS,” vertelt het team van WILDLANDS. “Dan komt er veel op je af. Toch hebben we het traject met Appconnex als flexibel en soepel ervaren.”

Dat het aansluitproces uiteindelijk wat langer duurde dan vooraf gedacht, had vooral te maken met interne omstandigheden en de migratie zelf. Maar juist in die periode bleek de waarde van een betrokken integratiepartner.

“Tijdens het aansluitproces is het prettig als je snel door kan gaan. Als je vragen hebt, dan zit Appconnex er bovenop,” aldus WILDLANDS.

Vragen werden snel opgepakt, of dat nu via een korte Teams-sessie was of een mailtje. En wanneer iets onduidelijk was, werd er actief geschakeld met andere leveranciers, zoals Voorraedt of AFAS zelf.

Meer dan een koppeling: een sparringpartner

Een softwarekoppeling tussen Smart Event Manager en AFAS is technisch gezien goed te definiëren. Maar in de praktijk draait het om meer dan alleen data-uitwisseling. Bij WILDLANDS moesten keuzes worden gemaakt: welk systeem is leidend? Hoe gaan we om met debiteurnummering na de migratie? Hoe worden omzetstromen geregistreerd? Welke business rules gelden er?

“Je hebt natuurlijk kennis van je eigen product,” zeggen ze bij WILDLANDS, “maar het verwonderde ons dat Appconnex ook echt kennis heeft van Voorraedt en weet wat er in AFAS bedoeld wordt. Dat voelt goed. Dan heb je echt een sparringpartner in het geheel.”

Kennis van de integratieoplossing én begrip van het bredere applicatielandschap: juist die combinatie zorgde voor vertrouwen. Niet als leverancier op afstand, maar als inhoudelijke partner die meedenkt in het totale proces.

Van handmatig puzzelen naar een ‘soepele trein’

In de oude situatie werd veel informatie handmatig verzameld voordat een factuur überhaupt kon worden opgesteld. Gegevens uit reserveringen, kassasystemen en administratie moesten worden gematcht. Facturen werden opgebouwd, geprint, gescand en gearchiveerd. Omzetten werden periodiek intensief gecontroleerd. Met de Smart Event Manager AFAS koppeling veranderde dat fundamenteel.

• Reserveringen worden ingevoerd in SEM

• Financiële gegevens worden automatisch geboekt in AFAS

• Debiteuren worden automatisch bijgewerkt

• De originele PDF-factuur wordt direct toegevoegd aan het dossier

“Het is nu een soepele trein geworden,” aldus WILDLANDS.

Wat eerst meerdere handelingen en controles vergde, loopt nu grotendeels geautomatiseerd. Niet alleen op de administratie, maar ook op de werkvloer scheelt dat aanzienlijk.

Grip dankzij monitoring en meldingen

Automatiseren betekent niet loslaten, maar eigenlijk precies het tegenovergestelde: grip. Een belangrijk onderdeel van de SEM AFAS integratie is dan ook monitoring. Wanneer een debiteur niet goed wordt ingelezen of een factuur niet direct kan worden verwerkt, ontvangen de betrokkenen automatisch een melding.

“Die mailtjes zijn ideaal,” zegt het team van WILDLANDS. Snel weten dat er iets aandacht vraagt, zonder dat je zelf hoeft te zoeken. Facturen blijven bovendien actief in het systeem totdat ze correct zijn verwerkt. Dat voorkomt dat er stilletjes iets blijft liggen.

Waar eerder maandelijks uitgebreid gecontroleerd moest worden of omzetten aansloten, volstaat nu een korte wekelijkse check. “We halen een rapport uit AFAS, vergelijken dat met SEM en het klopt eigenlijk altijd.” Dat vertrouwen in cijfers en processen levert rust op, zeker voor finance.

Wat levert de integratie concreet op?

De exacte tijdsbesparing is zonder praktisch meetinstrument lastig tot op de minuut te kwantificeren, maar de impact is volgens WILDLANDS significant. Op de administratie wordt per factuur naar schatting een half uur bespaard. Op de werkvloer vervalt dubbele registratie in SEM en het kassasysteem, wat per reservering eveneens tientallen minuten kan schelen.

Daarnaast is er geen noodzaak meer om documenten fysiek te bundelen of handmatig te archiveren. “Je kunt je niet voorstellen hoeveel tijd dit scheelt,” klinkt het. Maar misschien nog belangrijker: de foutgevoeligheid is drastisch verminderd. Geen losse Excel-overzichten, geen dubbel ingevoerde gegevens, geen mismatch tussen kassa en boekhouding. De integratie tussen Smart Event Manager, kassasysteem en AFAS zorgt voor één samenhangend geheel.

Samenwerken op basis van vertrouwen

Wat dit traject volgens WILDLANDS vooral kenmerkt, is de manier van samenwerken. Snelle communicatie, inhoudelijke kennis, goede bereikbaarheid en nazorg. Dat geeft het gevoel dat je er niet alleen voor staat wanneer processen veranderen.

“Het liep gewoon soepel,” vat het team samen. “Je zit makkelijk op één lijn en dat maakt communiceren veel eenvoudiger.” Voor organisaties binnen het MKB die werken met meerdere systemen en beperkte capaciteit, is dat misschien wel de belangrijkste factor. Een softwarekoppeling kan misschien technisch realiseerbaar zijn, maar een duurzame systeemintegratie vraagt óók om wederzijds vertrouwen.